POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

1.MARCO JURÍDICO APLICABLE
    ·Art. 15 Constitución Política de Colombia
    ·Ley 1266 de 2008
    ·Ley 1581 de 2012
    ·Decreto 1377 de 2013
    ·Decreto 1074 de 2015
    ·Decreto 090 del 2018

2.DEFINICIONES
.Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas
 
inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
·Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
·Base de Datos: Es el conjunto organizado de información de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
·Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que le dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
·Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Estos datos se clasifican en:
·Dato Público: Información relativa al estado civil de las personas; información relativa a su profesión u oficio; información relativa a su calidad de comerciante o de servidor público.
·Dato Semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información.
·Dato Sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
·Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
·Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
·Oficial de Protección de datos personales: Persona Natural o Jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, se encarga de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta, para cumplir la norma de protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la empresa.
·Autorizado: Es la persona y sus dependientes que por virtud de la Autorización y de esta Política tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
·Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito, mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue GO GROUP COLOMBIA SAS a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
·Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
·Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento de Datos Personales.
·Transferencia: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual el responsable y/o Encargado del Tratamiento envía la información a un receptor dentro o fuera de Colombia.
·Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
·Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretender dar a los datos personales.
·Sistema de Video Vigilancia: Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo con todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de estos. La finalidad del sistema de video vigilancia consiste únicamente en resguardar la seguridad de la empresa y sus empleados.
 
3.INTRODUCCIÓN

GO GROUP COLOMBIA SAS, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que, en cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales, presenta el siguiente documento que contiene sus políticas para el tratamiento y protección de los datos personales de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 incorporado en el decreto 1074 de 2015, Título V, capítulo 2 de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas concordantes y complementarias.
El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal, en este sentido, GO GROUP COLOMBIA SAS., procede a definir en éste documento, estas políticas teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y tratando datos personales.

4.OBJETIVO

La presente política tiene como objetivo establecer los mecanismos para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso y supresión de los datos de los titulares, sus derechos, las obligaciones de GO GROUP COLOMBIA SAS, en calidad de responsable, los canales de atención de consultas y reclamos, los procedimientos para atención de los mismos, y la vigencia de las bases de datos.

5.RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
GO GROUP COLOMBIA SAS, identificada con NIT 900636949-9 se encuentra domiciliado en la ciudad de Bogotá, D.C.,Colombia, en la Transversal 59 # 104B- 86, oficina 602 teléfono: 3005687067, correo electrónico andresp@gogroupco.com y/o administrativo@gogroupco.com para temas relacionados con el tratamiento de datos.
 
DATOS OFICIAL DE PROTECCIÓN DATOS PERSONALES: ÁREA O PERSONA ENCARGADA: ANDRES PEÑA SANCHEZ

6.ALCANCE

La presente política es aplicable a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de GO GROUP COLOMBIA SAS., incluidas en ella las bases de datos de empleados, clientes, accionistas y proveedores y aquellas que se encuentren en poder de los encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de GO GROUP COLOMBIA SAS., y serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de GO GROUP COLOMBIA SAS así como por los encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre del GO GROUP COLOMBIA SAS., con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública. Será también aplicable esta política cuando GO GROUP COLOMBIA SAS actúe en calidad de encargado.

7.FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Al aceptar suministrar y tratar sus datos, serán bajo esta política y tratados por GO GROUP COLOMBIA SAS., en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos: usuarios, empleados, clientes, accionistas, proveedores, acreedores, entre otros; de los cuales GO GROUP COLOMBIA SAS, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos, al otorgar su autorización. Además, al suscribir la autorización usted autoriza a GO GROUP COLOMBIA SAS., para que haga uso de los datos suministrados mediante la: recolección, almacenamiento, uso, intercambio, actualización, transmisión, transferencia y procesamiento de la información y datos personales suministrada en formularios y la que posteriormente sea solicitada en sus instalaciones y/o eventos y en general durante los procesos y diferentes actividades que se desarrollan, la cual será utilizada, para los fines indicados en cada autorización y para los siguientes fines:
1.Generar y administrar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contables, comerciales, civiles, laborales, contractuales y en general toda la obligación que ataña a la empresa.
2.Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los empleados, proveedores, contratistas, clientes, aliados comerciales y demás grupos de interés de GO GROUP COLOMBIA SAS, que se encuentran registrados en nuestras bases de datos.
3.Realizar programas de fidelización y gestión de servicio al cliente.
4.Realización de llamadas (call center) con fines administrativos, comerciales y publicitarios.
5.Contactar referencias de los clientes o futuros clientes con el fin de verificar información previamente suministrada por una de las partes.
6.Mantener contacto con los clientes, proveedores y demás grupos de interés en virtud de la relación Jurídica existente o que pueda llegar a existir.
7.Ejecutar de manera adecuada la actividad comercial de GO GROUP COLOMBIA SAS, la cual consiste en preparación y ejecución de eventos (Marketing BTL), producción audiovisual, marketing digital (ADS, RRSS, SEM, SEO), Marketing experiencial, Merchandising, Diseño gráfico, Diseño industrial para eventos, stands, diseño de interiores para oficinas, consulting marketing KPO, logística de eventos y eventos virtuales.
8.Remitir comunicaciones de mercadeo y publicidad, por cualquier medio de comunicación que exista en el momento, de ofertas relacionadas con la actividad comercial de GO GROUP COLOMBIA SAS. o de alguno de sus aliados comerciales; sobre los eventos y actividades que vayan a ser realizadas y sobre productos y servicios de GO GROUP COLOMBIA SAS.
9.Consultar centrales de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo, o cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos e informes de la capacidad y el comportamiento crediticio, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial.
10.Efectuar el cobro pre jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentren en mora con GO GROUP COLOMBIA SAS., de manera directa o por medio de un tercero.
11.Entrega de información a entidades del mismo grupo de interés de GO GROUP COLOMBIA SAS, con el fin de realizar acciones de cobranza, trámite de créditos, acciones judiciales, y en general las actividades que impliquen la actividad comercial de GO GROUP COLOMBIA SAS.
12.Envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales.
13.Efectuar estudios, investigaciones e informes de mercado, financieros, estadísticos y de riesgo.
14.Gestión de información de los empleados relacionados con nómina, gestión social, procesos de selección, vinculación contractual y todas aquellas actividades que impliquen el bienestar social del empleado.
15.Conservar el archivo físico y/o digital por el tiempo legalmente requerido de forma que puedan ser consultados posteriormente por el titular o una autoridad competente.
16.Dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.
17.Proveedores/compras y adquisiciones: Cumplimiento de la normatividad vigente, de obligaciones tributarias, contractuales y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o de particulares en ejercicio de funciones públicas, verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección, entablar relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios, determinar niveles de calidad en productos o servicios prestados, verificación del cumplimiento de la competencia idoneidad técnica, profesional, personal y de aspectos de salud ocupacional de los dependientes del proveedor, contratista o de sus subcontratistas, Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones, además de antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, vincular al proveedor jurídica y comercialmente con la Compañía, permitiendo su registro en los sistemas de gestión para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación, formalizar el relacionamiento contractual con el proveedor, controlando la cabal ejecución de las obligaciones asumidas, evaluar el desempeño y resultados del proveedor con miras fortalecimiento de los procedimientos de contratación o abastecimiento, remisión de información y comunicación de directrices y procedimientos para ejecutar los actos acordados, generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida, realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con colaboradores, contratistas o proveedores que GO GROUP COLOMBIA SAS, pueda tener, que deban tener conocimiento de los datos para la adecuada prestación de los servicios, GO GROUP COLOMBIA SAS., podrá contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política. En ningún caso GO GROUP COLOMBIA SAS., enajenará o entregará esta información a un tercero a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior. GO GROUP COLOMBIA SAS., podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.
18.Gestión del Talento humano y relaciones laborales: a) Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral, supliendo las vacantes o requerimientos de personal de las distintas áreas y funciones de la Compañía. b) Verificar antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, comerciales y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante laboral, según los requerimientos del cargo a proveer.
c) Gestionar ante las autoridades administrativas, la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral. d) Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de La Compañía, permitiendo el desarrollo de las actividades contables, administrativas y financieras propias del vínculo laboral. e) Gestionar las novedades laborales con incidencia en la liquidación y pago de nómina. f) Promover el desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar. g) Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los requerimientos del cargo y lineamientos corporativos. h) Gestionar los acuerdos y compromisos derivados de pactos o negociaciones colectivas. i) Gestionar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, propendiendo por la mitigación de riesgos. j) Evaluar el desempeño y analizar las competencias funcionales de los trabajadores para determinar el plan de carrera y desarrollo integral. k) Gestionar los procedimientos de desvinculación o jubilación laboral, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes. l) Garantizar el derecho de asociación colectiva y gestionar los aspectos económicos, administrativos, sociales y organizacionales derivados de su ejercicio. m) Gestionar el desarrollo y cumplimiento de las labores operativas y funcionales asociados al perfil del cargo. n) Gestionar la consecución de tiquetes
 
para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal de La Compañía para el desarrollo de sus funciones.
19.Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de GO GROUP COLOMBIA SAS., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
a)Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
b)Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía;
c)Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con GO GROUP COLOMBIA SAS.
d)Las demás establecidas en las autorizaciones otorgadas por el accionista.
20.Clientes y usuarios: a) Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo. b) Vincular jurídica y comercialmente al cliente permitiendo su registro en los sistemas de gestión de la Compañía para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación. c) Formalizar el relacionamiento contractual y gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento del objeto contractual. Gestionar las labores logísticas y de cumplimiento legal. e) Gestionar actividades de comunicación y lealtad de clientes y la atención oportuna de PQRS. f) Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados, procurando el fortalecimiento de la gestión comercial. g) Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos de mercadeo o promoción de marcas y productos de La Compañía, conservando eventualmente el registro de los titulares asistentes mediante grabación, fotografía o cualquier otro medio físico o automatizado. h) Formalizar y soportar los términos de las negociaciones con los clientes especiales de la Compañía, permitiendo el perfeccionamiento y entrega de los productos de la Compañía.
La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal.
En cumplimiento de deberes legales y según Artículo 13 de la Ley 1581 de 2012,
GO GROUP COLOMBIA SAS., podrá suministrar la información registrada a:
Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, acreditando su identidad en forma suficiente.
Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Los terceros debidamente autorizados por el Titular o por la Ley.
GO GROUP COLOMBIA SAS., se compromete a velar por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, GO GROUP COLOMBIA SAS., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

8.SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA

Los sistemas de video vigilancia implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales (sensibles) de acuerdo con la redefinición contenida en la Ley 1581 de 2012, y en consecuencia el manejo o Tratamiento de datos personales deben ser observados bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso, circulación restringida y transparencia, contenidos en el Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia.
Por esta razón, esta política permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por video vigilancia. GO GROUP COLOMBIA SAS., pretende generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semi privados, públicos y sensibles de sus titulares.
Los datos tratados mediante sistemas de video vigilancia serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. En este sentido, el suministro de éstos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad.
Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes:
·Recopilación de imágenes de video de los clientes y empleados.
·Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes.
·Disuadir conductas irregulares de terceros, de GO GROUP COLOMBIA SAS,
Cada cámara de seguridad que se encuentre instalada en el establecimiento de comercio de GO GROUP COLOMBIA SAS, cuenta con un aviso de privacidad, el cual informa a todos los usuarios, visitantes y empleados que se encuentra grabando y monitoreando para fines de seguridad y los contenidos en la presente Política. Por eso los titulares de la información autorizan con conductas inequívocas, lo que permite concluir a los responsables que se otorgó la autorización, pues se comunica previamente a quienes van a ingresar a un establecimiento que sus imágenes van a tomar, conservarse o usarse de cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares ingresan al establecimiento.

9.AUTORIZACIONES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de los datos personales, GO GROUP COLOMBIA SAS., requiere la Autorización previa, expresa e informada del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Para la obtención de la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado, GO GROUP COLOMBIA SAS., se valdrá del documento físico o electrónico en un formato que permita su prueba, consulta o verificación. En ningún caso el silencio podrá asimilarse como aceptación al tratamiento de datos.
 
10.REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los Titulares podrán en todo momento solicitar a GO GROUP COLOMBIA SAS, la supresión de los datos personales o la revocación de la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, siempre y cuando no exista ningún deber legal o contractual que requiera su permanencia en las bases de datos.
Para lo anterior el Titular podrá comunicarse con GO GROUP COLOMBIA SAS., o el encargado del tratamiento y hacer su solicitud de manera escrita, ya sea en físico en la Transversal 59 # 104B-86, oficina 602 en la ciudad de Bogotá o electrónicamente al correo: andrep@gogroupco.com y/o administrativo@gogroupco.com

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